効果的なプレゼン資料を作るコツは？押さえるべきポイントを解説！

こんにちは、中村です。

プレゼンテーションは、「お客様に商品やサービスについて伝えたい」「自分の考えた施策を伝え共感を得たい」などの想いを実現するために行います。

しかし資料の作り方や進め方が適切でないと、相手に伝わらず、ただ時間だけが過ぎてしまうでしょう。

労力や時間を割いて伝える内容を考えたり資料を作成したりするのに、聴き手に言いたいことが伝わらないどころか、興味さえ持ってもらえないというのは非常に残念ですよね。

そこで今回は、聴き手に伝わる効果的なプレゼン資料を作るコツについて、押さえるべきポイントなどを踏まえて解説していきます。

効果的なプレゼン資料とは？

そもそも人に響くプレゼン資料とはどのようなものを指すのでしょうか。まずは効果的なプレゼン資料の特徴を3つ紹介していきます。

その１：最も伝えたいことが明確に示されている

どんなプレゼンにおいても必ず伝えたいメッセージが存在します。プレゼンを聞き終わった時に、聴き手の誰もがそのメッセージを正しく把握できている状態が理想です。

しかし話の展開がぐちゃぐちゃであったり、伝えたいことを詰め込み過ぎたりして最も重要なことが不明瞭になっていると、プレゼンの目的を果たすことはできなくなってしまいます。

したがって効果的なプレゼン資料は、最も伝えたいこと（最重要メッセージ）が明確に示されていなければならないのです。

その２：プレゼンの導線ができている

お客様・上司などプレゼンの聞き手は状況によって変わりますが、多くの場合は相手に何らかの気づきを与え、その後の行動を促すことを目的としてプレゼンを行います。

例えば、担当のお客様に対して新商品のプレゼンをするとき、ただ新商品の概要や魅力を知ってもらうだけではなく、その後の購入という行動に繋げようと考えるはずです。

そのためには、プレゼンの終わりに商品の発売時期や購入方法、キャンペーン情報などについてもインプットしておく必要があるでしょう。

相手にメッセージを理解・納得してもらい、理想的な行動に移してもらうためには、相手をスムーズに誘導させるための導線が引かれていることも重要なのです。

その３：聴き手に配慮した作りになっている

プレゼンは不特定多数のために作成する場合もあれば、ある特定の人だけのために作る場合もあります。しかしいずれの場合も、ターゲットとなる人物をある程度想定してプレゼンの内容を構成したり形式を決めたりするはずです。

相手の状況や知識レベルをしっかり踏まえて、どの情報をどれくらい入れるべきか、どういう伝え方をするべきかなどを配慮できていれば相手もスムーズに話を理解できます。

不必要な情報をだらだらと述べたり、相手が知りたい情報が欠けていたりすると興味や信頼を失うことにもなりかねません。

プレゼンの効果を最大限に発揮するためには、聴き手に配慮した作りになっていることが必要不可欠なのです。

効果的なプレゼン資料の作り方

ではここからは効果的なプレゼン資料の作り方について、4つのステップに分けて解説していきます。

ステップ１：メインテーマを意識して見出しを作成する

まず最も伝えたいこと（メインテーマ）をしっかりと定めて、それが相手にスムーズに伝わるようなストーリーを意識して見出しを作成しましょう。

見出しづくりに失敗すると、どれほど見栄えのよい資料を作ったとしてもその効果は薄れてしまいます。

以下を意識して見出しを作成してみましょう。

• 見出しの数は適切か（細かすぎたりざっくりしすぎたりしていないか）
• 見出しの順番は適切か（話の流れがぐちゃぐちゃになっていないか）
• 見出しを見ただけでおおよその内容が掴めるか

見出しの順番に迷った場合は、最も重要なことを述べている見出しの位置に着目して検討していくとよいでしょう。

最も大事なことにはできる限り早い段階で触れることが望ましいですが、それをしっかり理解してもらうための事前情報がどれだけ必要かによって、どれだけ見出しが必要かは異なってきます。

ステップ２：聴き手の期待に沿った内容を肉付けする

見出し一覧を作成したら、それぞれの見出しにどんな内容を盛り込んでいくかを検討します。

その際には聴き手の立場に立ち、新しく興味のある情報を中心に入れ込み、すでによく知っている情報や関連の薄い情報は入れないといったことに注意しながら肉付けしていきましょう。

例えば、あなたが営業としてお客様に新商品のプレゼンをする場合を想定します。その担当者Aさんは知れた仲ですが、購買決定権を持つその人の上司Bさんとは顔見知り程度という場合。

このとき、Aさんは自社のことをよく知っているからと言って情報を極力省いた資料を作るよりも、Aさんが上司Bさんに資料をそのまま見せて説明することを想定して、自社の概要などを含めた細かい資料を作成した方がよいかもしれません。

このようにお客様の状況や立場を理解したうえで、相手が期待する内容とは何かを考えながら資料の内容を決定していくとよいでしょう。

ステップ３：正確かつ定量的なデータを集める

プレゼンの構成や内容が決まったら、中身を作りこんでいくためのデータや情報を収集します。

相手に自分の思いや考え方を説明するときは、必ず根拠も併せて述べることが重要です。そしてその根拠はできる限り正確かつ定量的でなければなりません。

誤ったデータを用いてしまうと相手にも誤った判断をさせてしまうことになりますし、定量的ではない曖昧なデータを提示しても相手を納得させることはできないでしょう。

情報やデータを引用する際は政府や研究機関など信頼できるソースを利用すること、数字で見せられるものははっきりと数字で見せることなどを意識することがポイントです。

ステップ４：聴き手を惹きつけるデザインに仕上げる

最後のステップで、全体的に聴き手を惹きつけるようなデザインに資料を仕上げていきます。

ページの体裁やデザインに統一性を持たせたり、見出し番号や箇条書きを利用してわかりやすくまとめたりと、聴き手が心地よくプレゼン内容に集中できるよう工夫しましょう。

自分でデザインを考えるのは苦手…という場合は、プレゼンのテンプレートを提供しているサイトを参考にするのもおすすめです。

プレゼンにおいて最も重視すべきはステップ1～3であり、見栄えにこだわりすぎて時間を浪費してしまわないように注意が必要しましょう。

プレゼンテンプレートについての記事はこちら。
＞ビジネス用プレゼンにおすすめのテンプレートサイト7選！無料で使える素材が満載！ | Insight sales lab

効果的なプレゼン資料作成のポイント

ここまで、効果的なプレゼン資料の作り方のステップをご紹介してきましたが、最後に資料作成のポイントを3つお伝えしたいと思います。

ポイント１： 1スライド1情報を意識する

プレゼン資料づくりの鉄則ともいえるのが「1スライド1情報」を意識することです。

分かりにくい資料にありがちな特徴として、情報を詰め込み過ぎて何が言いたいのか伝わらないことがあげられます。

しかし人間の集中力や一度に理解できる情報量には限りがあるため、1つのスライド上で伝えるメッセージは1つになるよう心掛けましょう。

どうしても情報過多になりがちだという場合は、スライド一覧を作る段階で、それぞれのスライドの内容を一行または一言であらかじめまとめて書いておくことがおすすめです。

こうすることで、各スライドで最も言いたいことがぶれることなく肉付け作業に進めるでしょう。

ポイント２： できるだけ視覚的に伝える

2つ目のポイントは、できるだけ情報を視覚的に伝えることです。

他人のプレゼンを聞いているとき、集中できずよく分からないまま終わってしまったという経験が誰しもあるのではないでしょうか。

プレゼンの流れを追っていくだけでも大変であるのに、大量の文字を読ませたり、数字の羅列の理解を求めたりしてしまうと、相手にとってストレスになります。

したがって、できる限り一目でぱっと理解できるようなスライドを意識して作りましょう。

例えば、数字の推移や比較を示す場合はグラフや表を、物事の流れを示すときはイラストを使います。究極の理想は「文字以外で表せるものはすべて置き換える」です。

ただし、使用するグラフの種類を間違えたり、分かりにくいイラストを使ったりすると逆効果になってしまうため注意しましょう。

ポイント３： トーン＆マナーを意識する

最後のポイントは、トーン＆マナーを意識することです。

トーン＆マナーとは、フォントや色合い、背景などプレゼン資料の雰囲気やイメージを表すあらゆる要素を指します。

例えば、自社の新サービスを紹介する資料においては、「自社らしさ」や「新サービスのイメージ」が伝わる雰囲気に仕上げる必要があります。

具体的には、自社のコーポレートカラーをベースに取り入れたり、サービスの斬新さや先進的なイメージを伝えるためにスタイリッシュなアニメーションをつけたりするのです。

聴き手は無意識にプレゼン資料全体の雰囲気からも影響を受けています。ポジティブな話をしているのにダークカラーのスライドを使えば、どう捉えればよいの？と聴き手は困惑してしまいますよね。

ただし独自性をアピールするために斬新なデザインを施す場合は、ビジネスの場であることを意識して稚拙なイメージにならないよう注意しましょう。

お客様の心に響くプレゼンテーションについて知りたい方はこちらの記事もおすすめです。
＞お客様の経営層から共感を得られるプレゼンの流れを解説！ビジョナリープレゼンテーション🄬とは？

まとめ

今回は効果的なプレゼン資料の作り方について、コツやポイントを踏まえながら解説してきました。

こうしたプレゼン資料の作り方は、頭では分かっていても実践となると難しいものです。

しかし、常に相手の立場に立って考えることを意識しながら作業しているうちに、相手に響く実りのあるプレゼン資料を作ることができるようになります。

プレゼン資料の質を上げることで、個のスキルアップだけではなく組織・企業の売上や利益アップにも繋がります。自身や部下のプレゼンスキルを上げたい！という方の参考にしていただけましたら幸いです。

なお、プレゼンテーション力を向上させたいという方は研修の活用もおすすめです。

参考サイト：【プレゼンの資料作りはここから】基本となる7つのポイント | Brother