パワポで見やすいプレゼン資料を作るには？ステップやポイントを解説！
目次
ビジネスの現場では、相手を問わず「情報をわかりやすく伝える」技術が不可欠です。
その最も効果的な手段の1つとして、パワーポイントを使ってプレゼンテーション（以下、プレゼン）をする方法があります。
しかしプレゼン資料の内容や出来栄え次第では、商談に失敗する・相手の信頼を失うなどのリスクもあります。
そこで今回は、パワポで見やすいプレゼン資料を作るためにはどのようなステップを踏み、どんなポイントを押さえておく必要があるのかを解説していきます。
プレゼン資料を作る３つのステップ
まずは、伝えたいことがしっかりと伝わるプレゼン資料を作る3つのステップをご紹介していきます。
ステップ１：目的（ゴール）を明確にする
プレゼン資料を作るにあたって最初にすべきことは、資料を作る目的（ゴール）を明確にすることです。
プレゼンをする際は、新規のお客様に自社商品の概要や魅力を説明して購入してもらう、上司に社内で取り入れるべき営業手法について説明し導入を目指すなど、さまざまな目的が根底にあるはずです。
しかし、資料作りに夢中になっていくうちに元々の目的を見失い、「何が言いたいのかわからない」資料が出来上がってしまうことは多々あります。
まずは、「誰に・いつ・どこで・何のために」このプレゼンを行うのかを自分の中で言語化することを心掛けましょう。
ステップ２：大まかな構成を決める
プレゼンの目的を明確にしたら、いきなり資料を作りこむのではなく先に大まかな構成を決めていきます。
エクセルやワードなどで伝えるべきことを書き並べてもよいですし、パワーポイントの各スライド上に直接テキストボックスで記載してもよいでしょう。
構成案の一例をあげると、以下のとおりです。
【新規顧客に自社サービスのPRを行うプレゼン資料】
- 会社概要（1ページ）
- 自社サービスの概要（2ページ）
- お客様の抱えている課題（1ページ）
- 自社サービスを利用することによる効果・メリット（1ページ）
- 自社サービスが選ばれている理由・お客様の声（2ページ）
- 自社サービスを利用した他社事例（3ページ）
- 自社サービス利用の流れ（2ページ）
- よくある質問（2ページ）
この例では、新規のお客様への説明資料の構成案を作成しているため、会社概要から入り自社サービスについて丁寧に説明する資料にしています。
もし過去にサービス導入実績のある企業に対するプレゼンであれば、会社概要や自社サービスの概要よりも、従来のサービスからの変更点や効果の違いなどに重点を置いた資料にするべきでしょう。
このように、資料を作りこんでいく前に、どんな内容をどのような順序・ボリュームで入れるかといった骨組みを作ることが重要です。
ステップ３：デザインを整える
資料に織り込む内容の大枠が決まったら、パワーポイント上で資料をデザインしていきます。
実際に資料を作りこむ過程では、以下に注意するとよいでしょう。
- 前ページの体裁（タイトルの位置、フォントの種類など）が統一されているか
- 文字の大きさは適切か（18Pt以上が理想）
- グラフや表、画像で示せる部分はないか
- 使用する色の種類が多すぎないか（3色以内が理想）
- 使用する色の役割が統一されているか（例：赤はマイナス要素、青はプラス要素など）
パワーポイントのプレゼン資料は、一目で何を言いたいかがわかるように作ることが大切です。
体裁が乱れていたり統一性のないデザインでは、相手の気を散らせてしまったり、不必要に考えさせてしまうリスクがあります。ぱっと見て相手に伝えたいことが伝わるかどうか、最後に必ず確認しましょう。
ビジョナリープレゼン研修の資料ダウンロードはこちらプレゼン資料を作る際の３つのポイント
ここからは、プレゼン資料を作る際のポイントを3つお伝えします。
ポイント１：１スライド１情報を基本にする
プレゼン資料を作る際は、基本的に1スライドに1つの情報を徹底しましょう。
例えば、直近で売上が80％減少しているという「課題」があり、調査・分析した結果わかった「要因」を踏まえて「改善策」を提示する場合。
課題・要因・改善策を1つのスライドに押し込むのではなく、それぞれスライドを分けて1つずつ示し説明するとよいでしょう。
1つのスライドについてだらだらと話すよりも、テンポよくスライドを送っていく方が相手を飽きさせにくくなります。情報を狭い場所に詰め込みすぎず、1つのスライドを贅沢に使って1つの情報をしっかり伝えることに注力しましょう。
ポイント２：ストーリー性を持たせる
プレゼン資料を作成する上では、資料全体にストーリー性を持たせることも重要です。
ストーリー性とは、時系列や物事の順序が整っていて相手が自然な流れで話を理解できることを指します。話の筋が通っていることはもちろんですが、相手の共感を誘うような話の展開をすることも重要です。
例えば、小説を読んでいる途中に、何の前触れもなく今までに一度も登場したことのない人物が出てきて話が展開されると、その時点であなたの話への理解はストップしてしまいますよね。
同じようにプレゼン資料においても、途中で相手に矛盾や疑念を感じさせてしまうと、伝えたいことが何も伝わらなくなってしまうのです。
ゆえに、複数のスライドを使ってプレゼンを行う時は、1つひとつのスライドがスムーズに繋がっているかをよくチェックしましょう。
ポイント３：トーン＆マナーを意識する
トーン＆マナーとは、資料全体の雰囲気やスタイルのことを指します。わかりやすく言えば、自社の資料であることが一目でわかるテンプレートや、自社製品・サービスのイメージと合致したデザインを意識すべきということです。
例えば、最先端のAI技術を使ったサービスの紹介をする場合はスタイリッシュな雰囲気、デジタルの時代にあえてアナログな商品を紹介するならば温かみのある雰囲気をイメージする方が多いのではないでしょうか。
資料の内容に合ったデザインを選ぶことで、相手も内容をスムーズに掴みやすくなるでしょう。
ビジョナリープレゼン研修の資料ダウンロードはこちらプレゼン資料をレベルアップさせるための３つのテクニック
では、プレゼン資料をさらにレベルアップさせるためにはどのような工夫を施せばよいのでしょうか。ここでは、すぐに実践できる3つのテクニックをご紹介したいと思います。
その１：スライド上で最も伝えたい部分を強調する
資料を作るうえでぜひ使いこなしたい技法は、強調の使い方です。
プレゼン資料では1スライド1情報と説明しましたが、その中でも最も重要なキーワードとなる部分を強調することで、より相手に強く印象付けられます。
- 太字にする
- 色を変える
- 文字の大きさを変える
- 枠で囲む
など方法はさまざまですが、「このスライドではこのキーワードさえ覚えてくれれば良い」と思う箇所を強調するとよいでしょう。
ただし、欲張りすぎて逆にどこが大切な部分かわからなくなってしまうことを避けるために、強調部分はできるだけ短くすることを心掛けてくださいね。
その２：図や表、グラフ等を挿入して視認性を高める
パワーポイントの機能の1つに、図や表・グラフなどの挿入があります。人間は文章を読むよりもイメージで見せられた方が素早くスムーズに物事を理解できるため、ぜひ図や表などのイメージをうまく活用しましょう。
究極の理想は文字を一切なくしてすべてイメージで魅せることですが、ビジネスの場において現実的ではないため、「イメージに変えられる箇所はすべて変える」という意識を持つとよいでしょう。
見せ方については、売上高の推移なら棒グラフ、アンケート回答の内訳なら円グラフといったように、それぞれ最適な方法を選ぶと相手にも伝わりやすくなります。
その３：アニメーションを使って相手の興味を引きつける
最後に身に付けたいパワーポイントのテクニックとしては、アニメーションの使用です。アニメーションとは、資料に動きをつける機能のことで、内容を強調したり資料全体を洗練されたイメージに仕上げたりすることに役立ちます。
そしてアニメーションを使うことの最大のメリットは、相手の興味を引きつけて飽きさせないことです。私たちも文章の書かれた紙を読まされるよりも、YouTubeの動画を見せられる方がハードルが低いと感じますよね。
プレゼンを受け取る相手側のストレスや障壁をできる限り減らすことによって、より効果的なプレゼンテーションが可能となるでしょう。
まとめ
今回は、パワーポイントを使った見やすい資料の作り方についてご説明しました。
パワーポイントは身近で使いやすいツールですが、目的を達成するためのわかりやすい資料を作るためには知識やテクニックが必要です。
普段から作成している資料も、一度視点を変えて見直してみると新しい改善点が見えてくるかもしれません。
ぜひプレゼン資料の作り方のステップやポイントを理解して、プレゼンスキルひいてはビジネススキルの向上にお役立てください。
参考サイト：
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Nakamura Yuko
国立大学経済学部卒業後、上場メーカーにて4年間営業企画に携わる。
その後、ライターへ転身し、営業に役立つ記事を含め幅広く執筆中。
お気に入りのカフェでの一人時間を大切にする20代女性ライター