【営業研修会社が推奨！】初回訪問の突破率を高める９つのポイント～オンライン商談にも活用できる極意とは～

こんにちは。松下です。

本記事では、営業の「初回訪問」に焦点をあて、押さえるべき9つのポイントについて解説していきます。

弊社は営業人材に対する教育支援を行っているため、常日頃から多くの営業担当者と関わっています。

その中で、継続的に成果をあげている営業担当者とそうでない営業担当者の間では「初回訪問」の段階から多くの差があることが見えてきました。前者の営業担当者は必ず初回訪問でおさえているポイントがあるのです。

そのポイントとは何か？本記事では９つのポイントに絞り解き明かしていきます。

また、コロナ禍の影響で営業スタイルが訪問からオンラインに変化している方も多いかと思います。しかし、その場合にも本記事の初回訪問のポイントは活用可能です。

営業であれば誰しもが経験する「初回訪問」、基本に立ち返りながら、外せないポイントを押さえていきましょう。
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初回訪問の重要性

「初回訪問」は、文字通りお客様先に初めて訪問する事を指します。営業プロセスにおいては、超重要なステップです。

なぜなら、顔を合わせながらお客様に自社を認識して頂ける初めての機会であり、ここで失敗すると今後お客様との関係が一切途絶えてしまう可能性が高いためです。

アポイントを獲得して初回訪問に臨んだ場合には、電話やメールなどで、事前にお客様とやりとりをしているかもしれません。

しかし、そこでは、ざっくりと自社の事を認知して頂いたレベルにすぎません。この「初回訪問」でどんな印象を残せるかはとても重要になります。

その印象がこれから先の取引に大きな影響を及ぼすのです。初回訪問で悪印象を残してしまった場合、それを覆すのには時間がかかるのは言うまでもありません。今

後、商談につながるか否かの分かれ道である初回訪問、どのような流れで進めていけばよいのでしょうか。一つずつ見ていきましょう。

初回訪問の流れ

初回訪問は、大きな時間軸で考えると「訪問前」「訪問中」「訪問後」の３つのステップに分かれます。

この3つのステップを順に追いながら中身と簡単なポイントについて見ていきましょう。

Step１．【初回訪問前】準備

まずは、初回訪問前の「準備」です。訪問前には、お客様の情報について事前に調べます。そして、訪問当日にヒアリングしたい内容をまとめ、話す構成についても考えておきます。この準備の有無で、お客様訪問が全く変わります。

なぜならば、お客様は初回訪問時に「どの程度自社の事を知っているのか？」によって営業担当者の自社への関心度合いや熱量をチェックしているためです。

そのため、抜かりなく準備に力をいれましょう。準備の詳細な内容については、「訪問する会社について調べる」で解説していきます。

Step2.【初回訪問中】

Step2-1.～自己紹介をする～

初回訪問でお客様と名刺交換をし、着座したら、まずはご挨拶を兼ねて自己・自社紹介をしましょう。自身・自社が何者であるかを端的にお伝えしていきます。

5分以内を目安に手短に、会社案内などのパンフレットを用いて、要点をまとめて説明ができると良いでしょう。

Step2-2.～説明・ヒアリング～

続いて、今回の訪問の目的をお伝えします。その上で、本題に入っていきます。例えば、自社商材の紹介という事でお約束を取ったのであれば、その説明をしていきます。

しかし、まずはお客様にいくつか質問を投げかけてみることをお勧めします。よりお客様の課題やニーズに合った形で紹介をすることが出来るからです。

例えば、「今回のお打ち合わせでは、弊社の商品をご紹介するお約束になっていたと思いますが、この認識でお間違いないでしょうか。」といった質問をしましょう。

また、進め方について、「このような進め方でよろしいでしょうか？」とお客様に合意を取るとよりスムーズに商談が進みます。お客様のご希望に合わせて進め方を変えていくことで、よりお客様の満足度の高い商談に繋がります。

Step2-3.～クロージングをする・次回のアポイントを取る～

訪問の最後には、クロージングといって、その場を閉めていく動きをします。主に、次回以降、どのように立ち回れば良いのかを決めていきます。

具体的には、本日の主題のまとめに加え、これからの方向性について確認して、お客様と自社が次回の打ち合わせまでに何を進めておくのかを確認します。そして、次回のアポイントの日時を決めていきます。

できればその場で決めてしまうのが望ましいですが、出席者の調整などの関連ですぐに決められないという場合には、いつ頃の打ち合わせになりそうかという目安だけでも決めるとよいでしょう。訪問後にメールなどで調整を促す際に役立つためです。

Step3【初回訪問後】お礼

訪問後はお礼を必ずしましょう。訪問後に、電話でやり取りをする機会があればその時にお伝えするケースもありますが、基本はメールにてお礼をお送りしましょう。

「ありがとうございました。」という内容の他に、その日の訪問でお客様が発言された内容で印象的だったコメントをピックアップし、記載すると良いでしょう。

しっかりと聞いてくれていたという印象を残すことが可能になるからです。また、お礼メールはその日中に送るのがベストです。

以上が初回訪問の大まかな流れとポイントになります。次章以降ではもう少しかみ砕いて初回訪問について見ていきます。

初回訪問のありがちな失敗例　トップ５

初回訪問をしたけれども、思った通り行かなかった。営業担当者であれば誰もがこのような経験をされているはずです。

そこで、本章では、初回訪問によくある失敗についてご紹介させて頂きます。ご自身が初回訪問をされる際、同じ失敗をしないように肝に銘じて頂きたい内容です。

１．準備をおこたる

ありがちな失敗ポイントの一つ目は「準備をおこたる」です。営業担当者が忙しさにかまけて、事前の準備をおこたるケースです。

初回訪問のタイミングでは、お客様は「自社についてどれだけ知っているか？調べてきているか？」という点について、シビアに見ています。「そんなことも知らずに訪問しにきたのか、いったい何しに来たんだ。」こんな印象をお客様に持たれては次の商談にもつながりません。

どんな時でも初回訪問の前にはお客様の情報を調べ、頭にインプットして置く事を欠かさずに行いましょう。そして、仮説をもって商談に臨むことで話に広がりが出ます。決して自社の説明だけに終始するのではなく、お客様の情報を引き出すつもりで準備に務めましょう。

２．場があたたまらない内に本題に入る

二つ目は「場があたたまらない内に本題に入る」こんなケースです。まずは、自社の商材を知ってもらいたい・・などという気持ちが先走り、着座してすぐに自社商材の話を長々と繰り広げてしまう・・、まさに失敗のパターンですね。

お客様に初めて会って緊張してしまう、という心的要因もあるかもれません。

しかし、そこは一度落ち着きましょう。まずは、アイスブレイクの時間を作り、共通の話題などでその場の空気を温めます。そして、温まったところで本題に入る事が重要です。
＞アイスブレイクにすぐ使える！オンライン営業における雑談を徹底解説！

３．訪問目的と話題がずれている

事前にお客様にお伝えしていた訪問の目的と話題がずれている、こんなケースはありませんか？！この話題のすれ違いは、お客様にとって非常にフラストレーションがたまる要因になります。

「事前に、○○の話と聞いていたのに、違う話だな・・」と残念な気持ちになってしまうのです。

訪問目的については、本題に入る際に改めて確認を取りましょう。認識に相違がないことを確認し、自信をもって話を進めて行けばよいのです。

４．売り込み中心の営業トークになってる

自社商材の説明をしていたら、お客様から質問をされ、その質問の真意を確認せずに「営業トーク」を続けてしまうといったご経験はありませんか。

営業担当者は、お客様から自社の商品やサービスに対して質問があっただけで、「このお客様、買う気満々だな。」と思い込んでしまうことがあります。お客様が興味を持って聞いてくれていると思いこみ、つい売り込み中心の営業トークを続けてしまうのです。

お客様が聞きたかった内容であればまだしも、まだ温度感が低いお客様の場合には「そこまでの説明は求めていないんだけどな、何だか丸め込まれそうだな・・」と押され気味になってしまいます。

質問に対しては冗長な回答はせず、シンプルに回答を行いながら、お客様の真意を突き止めましょう。

５．次回に向けたアポイントを取らない

ありがちな失敗の最後は、「次回に向けたアポイントトを取らない」です。初回訪問の中身に満足してしまい、次回のアポイントを取りそびれてしまう。非常にもったいないケースです。

その場が温かく、お客様の印象に残っている状態で、次回のアポイントを取り切ってしまいましょう。訪問後に改めて取ろうとすると「なんでしたっけ？」と思い出す時間が必要になり時間のロスにもつながります。

初回訪問のおさえるべき５つのポイント【事前準備編】

前章では、初回訪問でありがちな失敗を見てきました。

本章からは、初回訪問を成功に導くためのポイントについて説明していきます。まずは、初回訪問の中でも「事前準備」において必ずおさえておきたい５つのポイントをご紹介します。

１．訪問する会社について調べる

まずは、訪問する会社について調べましょう。調べるにあたって、押さえておきたい情報を情報源別に説明していきます。

①お客様の公式ホームページ・公式SNS情報

昨今では、自社公式ホームページをお持ちのお客様がほとんどかと思います。会社概要・創業・経営者の理念やメッセージ・サービス概要などくまなくチェックしましょう。

お客様が市場に公開している情報ですから最低限インプットしておきたい情報の一つです。

さらに、最近では、FacebookやInstagramなどのSNSを公式でお持ちのお客様も多いです。こちらもチェックしておきましょう。会社ホームページの情報よりもより身近な情報が手に入ります。また、会社の雰囲気をつかむのにも便利です。

②採用ページ情報

新卒や中途採用などを行っている企業であれば採用ぺージも確認することをお勧めします。公式ホームページとはまた別の視点で会社を見る事が可能です。

より会社の組織風土を感じる事ができるだけでなく、どの分野に力を入れたいか？など採用の情報で浮き彫りになる事も多いです。

③IＲ情報

IR情報がある企業は、必ず事前に確認しましょう。特に「決算説明資料」や「中期経営計画」の資料は注目です。今後、「どの領域に注力していくか？」「どんなサービスが生まれるのか？」などこれからのお客様の進む方向性を捉えましょう。

④産業調査レポートの情報

お客様が該当する業種についての調査も大切です。例えば、みずほ銀行などが出している「産業調査レポート」などに業界の動向（成長性、新しい動き等）が掲載されています。事前にチェックしておくと良いでしょう。

⑤Web検索でのニュース記事情報

Google検索などでお客様の名称を入力し検索してみましょう。直近3日間位でお客様に関するニュース記事が出ていないかを確認します。初回訪問前に、お客様の最新のニュースを頭に入れておくことで話がスムーズに進むはずです。

以上の５つの情報を踏まえることで多面的にお客様を把握します。

２．アイスブレイクのネタを用意する

アイスブレイクのネタを用意します。お客様の商材を愛用している、お客様の広告をお見かけした・・などお客様と関わりある情報を意識して書き留めておくと良いです。また、お客様と自社の共通点などを探してみることも良いでしょう。

アイスブレイクのお話によって一気にお客様の心を開く事が出来るケースもあります。是非、大切にしてみてください。観点については、「アイスブレイクを徹底する」でより詳細に解説しています。
＞リモート営業で効果の高い「アイスブレイク」とは！？例文付きで詳しく解説！

３．訪問の目的を事前に確認する

訪問の目的を再確認するというのも事前準備の大切なポイントです。訪問よりもだいぶ前に約束が取れている場合には、訪問の3日前を目安にリマインドのメールをお送りすることをお勧めします。お客様に改めて訪問の目的をお知らせすることで、当日スムーズに商談が進められます。

４．ヒアリング項目を洗い出す

「１.訪問する会社について調べる」でインプットした情報をもとに、「お客様はこんなことでお困りではないだろうか？」といったお客様の課題について仮説を考えます。

そして、「自社の商品やサービスがお役に立てそうなことは何か？」訴求するポイントについて考え、まとめておきましょう。その上で、当日、仮説が正しいかどうかを確認するために、ヒアリングしたい項目を洗い出しましょう。

５．自己紹介・自社紹介の構成を作成する

紹介・自社紹介の構成について考えましょう。１. でインプットしたお客様の情報を参考にして、お客様により伝わりやすいような言葉に置き換えたり、構成を変更したりします。

例えば、「お客様の業界用語は無いか？」「独特な文化や商習慣などは無いか？」なども踏まえ紹介文を考えます。分かりやすい例えがあれば、説明に加えるとより良いでしょう。

初回訪問のおさえるべき４つのポイント【実践編】

初回訪問の最中におさえるべきポイントは多岐にわたります。ここでは、特に押さえておきたい４つのポイントに絞って解説していきます。

１. 訪問の目的を再確認する

訪問の目的を再確認しましょう。事前にお伝えしていた訪問の目的と、お客様が認識している内容が本当に合致しているか。言葉に出して確認してみましょう。

「本日は○○の目的で訪問させて頂きましたが認識に相違ありませんか？」などと質問を投げかけてみると良いでしょう。案外、お客様から「事前にはお伝えしていなかったが、実はこのポイントについて聞きたかった。」と個別のリクエストがあるケースも多いものです。

この確認をとる事で、お互いの認識がずれる事が無く満足度の高い時間になることでしょう。是非、本題に入る前に目的を再確認しましょう。

２. BANT情報を取得する

初回訪問の中では「BANT情報を取得する」、これは外せないポイントです。BANT情報とはBudget(予算)、Authority（決裁権）、Needs(必要性)、Timeframe(導入時期)の頭文字を取った用語です。それぞれの内容についてみていきましょう。

2-1.Budget（予算）を確認する

まずは、「Budget＝予算」です。お客様が持っている予算はどの程度あるのかを確認しましょう。自社の商材がお客様の予算にとってどの程度インパクトがあるものなのか、そもそも土俵に乗るものなのかが予算を把握することで明確になります。

2-2. Authority（決裁権）を確認する

「Authority＝決裁権」を確認する事も重要です。「今、目の前にいるお客様担当者は決裁権があるのか？」「実際に決裁をする際にはどの担当者が行うのか？」この答えによって、お客様への質問の内容が変わります。

目の前の担当者が決裁権者でない場合には、「決裁権のある方はどのような考えを持っているのか？どういったタイプの人物か？」といったところも確認をすると良いでしょう。

また、今後の商談のタイミングで一度顔を合わせ話す機会を作ることも大切です。

実際に決裁権者を確認しないまま提案を進め、最後に決裁権者にひっくり返されてしまうケースはよくあります。初回訪問の段階から決裁権について確認を取りましょう。

2-3.Needs(必要性)を確認する

「Needs＝必要性」についても確認が必要です。初回訪問の段階で、どれくらい必要性があるのか、温度感を確認しましょう。

「単に情報収集をしたいだけなのか、興味があっただけなのか？」「それとも自社にどうしてもやらなければならないという「必要性」があったのか？」どのレベル感なのか確認をしましょう。

「○○が無かったら業務はどのようになりますか？」など、ヒアリングの項目で必要性について回答頂ける項目を混ぜておくと良いでしょう。

2-4.Timeframe(導入時期)を確認する

「Timeframe＝導入時期」の確認をしましょう。お客様の実際の導入時期を確認する事で提案時期も定まります。現在、お客様がどのようなフェースにいるかも想像がつきます。

直近の導入時期なのに検討が全く進んでいないようであれば、推進するチャンスになります。一方で、導入時期を聞き逃すことによって、結果的に提案しても時期外れという事で、無駄足になってしまうケースもあります。

直近の導入時期なのか、それとも中長期的な導入時期なのかを初回訪問でしっかり押さえたうえで商談を進めましょう。

３．次回のアポイントを取り付ける

次回のアポイントを取り付けることも大切です。場が温かいうちにアポイントをとる事でお客様の心理的負荷を軽減することが可能です。

訪問後に改めてセットしようとすると、「なんの話でしたっけ？」と・・せっかく進めてきた話が後戻りしてしまうので要注意です。

「本日お話させていただいた中で、特に○○についてご関心が高いように感じました。ぜひその件について、次回詳しくお話させていただけませんか？」といったように打診してみると良いでしょう。

４．訪問のお礼メールはその日中に送る

訪問後には必ずお礼メールをお送りしましょう。お礼メールの中には、訪問中に、お客様が発言した言葉の中で最も印象に残った事柄について取り上げましょう。その際には、お客様の言葉をそのまま記載することをおすすめします。

営業担当者の解釈を交えず、そのままの言葉で記載した方が、お客様は自身の発言をよく聞いてくれているなと感じ、心象が良いためです。そして、スピード感も重要です。訪問したその日中にお送りしましょう。

オンラインでの初回訪問が劇的に変わる３つのポイント！（トーク例つき）

最後にオンラインでの初回訪問が劇的に変わる３つのポイントをご紹介します。

コロナの影響で、初回の訪問が「オンライン」に切り替わった、そんな営業担当者の方も多いかと思います。

初回訪問がいまいち上手くいかない、対面の訪問の際には上手く行っていたが、オンライン商談に切り替わってから、どこか上手く進まない・・とお悩みを抱えている営業担当者の方は必見です。

１．アイスブレイクを徹底する

アイスブレイクをも徹底しましょう。「アイスブレイク、普段からやっていますよ！」という営業担当者の方も多いかと思います。

しかし、特にオンライン商談において特に怠りがちなのがこの「アイスブレイク」なのです。オンラインの場合には、効率的に物事を進めたいという意志が働き、挨拶もそこそこに本題に入ってしまうケースが多いです。

しかしながら、初めて顔を合わせる場がオンラインの場合には、アイスブレイクは重要です。どんな観点でアイスブレイクの話題を作ると良いか、３つに分けて説明します。
＞オンライン営業のアイスブレイクのやり方３step！例文付き

1-1.感謝する

一番つかみやすいのは「感謝する」ことです。あらかじめお礼をするネタを用意しておきましょう。

例えば、お忙しい中時間を割いてくださったことに関するお礼、メールへ返信くださったことへのお礼などです。感謝を皮切りに話題をスタートすると、お客様の気持ちも和みます。

また、空振りの無いネタです。冒頭何をしゃべったら良いか分からない、そんな時に使える観点です。

トーク例）「本日は、お時間を頂きありがとうございます。○○様はさまざまなプロジェクトなどを抱えてお忙しいと思いますが、弊社に時間を割いて頂いたのには何か理由がありますか？」

2-2. 発見する

続いて「発見する」です。オンライン商談であれば、画面の明るさ、声のトーンなどに着目し、質問してみるのも良いでしょう。

また、背景の画面は着眼点としてはとても重要です。そこには、お客様なりのこだわりや個性があふれているケースが往々にして見られるからです。

トーク例）「○○様の背景、とても素敵ですね。御社オリジナルの画像ですか？」「○○様の画面とても明るくてきれいですね。照明などこだわっていらっしゃるのですか？」

2-3. 理解する

「理解する」実は、この観点が一番重要なポイントです。オンラインで顔を合わせる場合には、お客様がどのようなシチュエーションにいるかが不明確です。そのため、さりげない質問で、お客様の状況を理解しましょう。

後ろに大人数の人達がいるのか？社内にいらっしゃるのか？カフェなどの社外スペースにいらっしゃるのか？会議室にいるのか？など環境の確認をし、どこまで踏み込んだ話をしてよいか推察します。

トーク例）「皆さまリモートでお仕事されていますか？」「○○様、今日は社内でいらっしゃいますか？」

２．小さな合意を積み重ねる

オンライン上での初回訪問の場合、対面で行う場合と比べて、お客様の反応が読み取りにくいです。画面上に限定された視覚と聴覚のコミュニケーションになるからです。

そのため、「小さな合意を積み重ねながら商談を進める」ことが大切です。「お客様はこの内容に興味があるのか？」「このような進め方で問題ないか？」など細かく質問を重ね、合意を重ねていきましょう。

トーク例）「○○といった内容にご興味はございますか？」「○○といった進め方で宜しいでしょうか？」

３．お客様が本当に求めている情報は何かを考え抜く

最後に、「お客様が本当に欲しい情報とは何か？」こちらを引き出し考え抜きながら商談を進める事です。オンライン上では、資料を画面共有した際に、どのポイントが気になっているかについて把握しにくい状況です。

「対面でしたら資料をお手元にどのページを見ているのか？」「資料のどの部分に目線があるのか？」などが明確に分かりましたが、オンラインではそうはいきません。

そのため、仮説をもって質問をぶつける事が大切です。対面以上により磨かれた質問がキーになります。

トーク例）「御社と同じ業種のお客様で○○という話が出ていたのですが、御社でもそのような事はございませんか？」

以上がオンラインにおける紹介訪問のポイントです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

営業プロセスの第一歩となる、「初回訪問」について説明してまいりました。事前準備から実践にわたるまでポイントを絞ってお伝えしました。

これらを一つ一つ実践していくことで必ずや初回訪問の成果が変わってくるはずです。

ぜひ、これからの営業でご活用いただければ幸いです。