アポイント獲得のコツ！部下500人を育てた凄腕営業マンが秘訣を大公開！

こんにちは。瀬戸山です。

今回は、アポイント獲得のコツについてお話したいと思います。

私は、これまで8年間テレアポ会社に勤め、自らが営業担当者としてアポイントを取りながらも、マネージャーとして部下を500人育ててきました。その中で、アポイントが取れる営業、全く取れない営業の両者を見てきました。

また、全くアポイントが取れなかった営業が、あるコツを伝授しただけで、一気にアポイントの獲得率が上がったという事もありました。

何を隠そう、私自身も営業をスタートしたての頃は、全くアポイントが取れず悩みました。

今回は、悩み苦しみながらも、日々アポイントを獲得する中で編み出した、アポイント獲得のコツをお伝えしていきたいと思います。

アポイントとは何か？

そもそも、「アポイント」とは何でしょうか？みなさんは、アポイントと聞いてどんなイメージを持ちますか？　「アポイント」という言葉を辞書で引いてみると、「面会などの約束」と書かれています。

もちろん、飛び込み営業など、突発的にお伺いするスタイルもありますが、大半は、面会やお打合せの約束を頂いてから商談に進んでいきます。

では、アポイントは時代によってどのように遷移してきたのでしょうか？時代をさかのぼってみていきましょう。

アポイントの時代の変遷

アポイントの歴史をさかのぼると「手紙」からスタートしています。飛鳥時代に、聖徳太子が小野妹子に国書を託したというエピソードが知られているように、手紙は約束をはじめとする遠方とのやり取りの主流でした。

その後、インフラが発達していくにつれて、電話・電子メール（E-mail）とアポイントを取る手段が幅広く普及していきました。今では「手紙」に代わって「メール」が主流になっているとも言えます。

総務省の「社会課題解決のための新たなICTサービス・技術への人々の意識に関する調査研究（平成27年）」によると、「身近な友人や知人とのコミュニケーション手段において、頼みごとをするときの手段」としては、約60％が「対面」、つづいて27％が「メール（SNSやLINEなどテキストメッセージ含む）」、11％が電話、1％が手紙となっています。

対面を除いた場合、圧倒的にメールなどのテキストメッセージでコミュニケーションを取ることが多いことが分かります。一方で、手紙という手段もわずかながら残っているということが分かります。

いずれにせよ、その時代のコミュニケーション手段の傾向に合わせて、適切なアポイント手段を選択する必要があるでしょう。

また、手紙・電話・メールいずれの場合もアポイントをとる「コツ」はありますので、そちらについては後半で詳しくご紹介していきます。

アポイントの獲得率の算出方法は？

つづいて、アポイントの獲得率はどのように算出すればよいでしょうか。アポイントの獲得率は一般的に次のような計算式で算出されます。

アポ獲得率 = アポイントの獲得に成功した営業活動数 / 顧客への全ての営業活動数 × 100

私が経験したテレアポではアポ獲得率が何と0%という日もあれば、100%という日もありました。リストの質や架電する時間帯・曜日によってもアポ獲得率は大きく変動します。

100件かけても1件も成功しないケースもあるアポイント。このアポイントの成功率を上げるために、日々営業担当者は苦悩しています。

では、どうしたらアポイントを獲得できるのでしょうか？それをお伝えする前に、皆さんはアポイントが取れる営業担当者は、なぜアポイントが取れると思いますか？

次章では、ありがちな思い込みから紐解いていきます。

アポが取れない営業担当者にありがちな思い込みはマインドが影響していた

悠然とアポイントを取り続けるトップセールスの営業Aさん。一方、いくらアポイントを取ろうとしても、全く成果の出ない営業Bさん。

違いはどこにあるのでしょうか？「そもそもスキルが違うでしょう？」と思われる方も多いかもしれませんが、それは間違った思い込みです。

ここでは、アポが取れない営業担当者に共通する、ありがちな思い込みを3つご紹介します。

ありがちな思い込み①あいつは優秀だから

アポが取れない営業担当者の多くは、アポが取れる営業担当者を見て、「あいつは優秀だからな～」、「自分とはそもそも全く違うんだ」といった思考回路に陥りやすくなります。

波に乗ってどんどんアポイントを取っているその姿をみて「そもそも優秀だから」という色眼鏡で見るわけです。

しかし、実はこのアポが取れる営業担当者は、最初からアポが取れていた訳ではないケースがほとんどです。（ごくまれに、生まれつきのごとくアポイントが上手な方もいらっしゃいますが……それは本当にごくわずかです。）

私も、過去500人の部下を見てきましたが、99％は、最初はアポイントが取れません。例えばビギナーズラックで一発目にアポイントを取れることがあっても、その後継続しないのです。

「あの人は今、どんどんアポを取っているけれど、まったくアポが取れない時代を経て努力して今の姿があるのだ。」このように捉えられると良いスタートが切れます。

ありがちな思い込み②アポ取りのセンスがあるよね

アポが取れない営業担当者の多くは、アポが取れる営業担当者を見て「あの人はアポ取りのセンス（才能）があるんだ！」と思いがちですが、こちらも実は誤った思い込みです。

センスがもともとある訳ではなく、またセンスでアポイントが取れている訳でもありません。「アポイントが取れる基本の型を身につけ、自然と活用している」というのが実態なのです。

ありがちな思い込み③アポイントは不屈の精神や気合いが大事

アポが取れない営業担当者の多くは、アポイントが取れるようになるためには「不屈の精神や気合いが大事だ」と思っています。

精神論や気合で、何とか負けないようにと自分自身を奮い立たせている営業担当者を私はよく見てきました。

しかし、それらの営業担当者は、「飛んで火に入る夏の虫」のごとく撃沈してしまうケースがほとんどでした。気合で粘り腰をきかせてしつこくなり、お客様から煙たがられてしまう･･････そんな場面もしばしば見てきました。

これは間違った頑張り方です。なぜなら、アポイントは気合で取れるものでは無いからです。アポイントは実はロジカルで、押さえるべきポイントを正しく学ぶことが、アポイントを取るため営業担当者の近道です。

さて、ありがちな思い込みを3つほど挙げてみましたが、いかがでしたでしょうか。

アポイントは「才能」に起因するものでもなく、また「精神論や気合い」で伸びるものでもありません。「正しいアポイント獲得のスキルを身につける」という努力こそが、アポイント獲得の成否を左右するのです。

誤った思い込みを排除して、正しいスキルを習得すれば、誰でもアポイントが取れるようになるのです。

アポイントを取る方法の使い分け方

アポイントを取るといっても、電話なのか？メールなのか？はたまた手紙なのか？また、直接お会いしたときに次のアポイントを取るのか？など、考えられる方法は様々です。どのように使い分けるとよいのでしょうか。

全く顔も知らない新規のお客様であれば、まずは電話、そしてリマインドも兼ねてメールをお送りするという方法が良いでしょう。

また、もし先のアポイントの日程が2週間以上先など少し空く場合には、訪問の2日前頃には、アポイントのリマインドを電話、またはメールにて行うと良いでしょう。

会社の代表や経営層への新規アポイントの獲得あれば、手紙を活用することもおすすめします。多くのメールや営業電話などがかかってくる中で、手紙は新鮮で特別な印象を残すことが出来るからです。

また、お客様と初めての面談があった場合、次回のアポイントはその商談の最後には押さえておきましょう。

後日、日程の調整をするためにお客様にひと手間頂くことにならないよう、出来る限りその場で決めることをおすすめします。リマインドとしてメールをお送りしておくこともお忘れなく。

次章では、アポイントを取るコツについて、「電話」「メール」「商談中」の3つのシーンごとに説明していきます。

【インサイドセールス担当者も必見】電話でアポイントを取るコツ

それでは、電話でアポイントを取るコツを6厳選してご紹介します。

1. 最初の10秒が勝負！「私に関係ある話だ！」と思わせるトークを考え抜く

新規顧客の場合、最初の架電はとても重要です。電話開始10秒で、相手に「この話は私に（自社に）関係がある話だ」と思ってもらえるかどうか。これが一番大切です。

日々、忙しく過ごしている担当者にとって、電話の最初で「どうやら関係のない話だな。」と思われてしまえば、「忙しいので」などと言われ電話を切られてしまうのが関の山です。

10秒。その短い時間で、「いかに相手に関係がある話か」を認識してもらうトークを考え抜くのです。そのためには、マーケティング力が必要です。

自社の商品がこれから架電する相手にとって、どのような価値提供できるのか？という事を紐づけて考え、トークを構築してみましょう。

2. 落ち着いたトーンで話す

電話でアポイントを取ろうとすると、緊張のあまり、早口になってしまう営業担当者も多いです。しかし、電話を受けた側の印象としては、せわしない印象を受け落ち着きません。

落ち着いたトーンでどっしりと構えて話をすると、相手に安心感を与える事ができます。特にお客様と初めて会話する場が電話の場合、その電話のトーンが印象を大きく左右します。

そのため、自分自身が思っている以上に落ち着いたトーンで話すことを徹底しましょう。

3. 話す内容は端的に要点をまとめて伝える

電話は視覚を使えないコミュニケーション手段です。耳からの情報によって理解を促す必要があるため、話す内容は、端的にまとめるべきです。

一文が長すぎたり、余計な枕詞が多く挟み込まれたりしていると、「一体この営業は何が言いたいのだろう？」と、不要な戸惑いを生んでしまいます。

また、ダイレクトに担当の方に電話がつながらないケースも多いものです。その場合、電話を取り次いで頂く方に、要点を理解していただけるかどうかで、担当者へ取り次いでもらえる確率は変わります。

まずは、要点をしっかり伝えるためにも「本日は、○○についてお電話いたしました。」と要件を明確に伝えることが大切です。

4. 切り返しトークは自然に言えるまで練習をする

電話でのアポイントの場合、とにかく相手から電話を切られてしまうケースが多いですよね。しかし、電話を取り次いでもらえない、電話口で言われる断り文句というのは、ある程度パターン化できます。

何も準備せずに対応して、しどろもどろにならないよう、事前に切り返しトークをパターン別に用意しておくことが重要です。

また、電話を切られないようにロジカルに正論で切り返すというのも必要なポイントです。正論を述べると少し嫌味っぽく聞こえることもありますから、そこは言い回しや言い方について熟考しましょう。

そして、上司や同僚とロールプレイングなどをして練習しておくことをおすすめします。

切り返しのトークを自然に言えるようになると、先ほど紹介した「落ち着いたトーン」を保ちながら話を進めることが出来るようになります。

5. 決裁者を聞かない

長年テレアポを経験する中で、新規顧客への最初の架電で「決裁者はどなたですか？」と聞く営業担当者をよく見てきました。また、いまだにそういった電話を受ける事もあります。

一見「すぐに決裁者に取り次いでもらえて話が早く進みそう！」と思うかもしれませんが、これは典型的なNGパターンです。

電話に出た相手に対して、真っ先に「決裁者はどなたですか？」、「決裁者の方いらっしゃいますか？」と質問することで、自ら決裁者との対話機会を減らしてしまっているのです。

まだどこの誰とも分からず、価値を感じていない電話の相手を決裁者につなごうとは思いませんよね。また、たとえ自身が決裁者であったとしても「決裁者は不在にしています」といってやり過ごしてしまうでしょう。

焦って、やみくもに決裁者を聞き出したりせずに、まずは電話に出た相手に対して、「価値を感じて頂くこと」に注力しましょう。

6. 価値ある電話をしているというマインドセットを持つ

営業担当者電話によるアポイントで数多く断られるうちに、「自分は悪い事をしているのではないか？」という気持ちに陥る営業担当者は少なくありません。しかし、この気持ちはアポイント獲得を妨げる大きな要因の一つです。

アポイント獲得率の高い営業担当者は、電話をすることに対して「悪い事をしている」とは全く思っておらず、むしろその逆です。

「自分はお客様にとって価値のある事をしている」と思っています。価値ある事をしていると思っている訳ですから、自然とお客様へのトーク内容も変わります。より突っ込んだ質問が出来るうえに、声色すら変わります。

私は、このマインドセットの切り替えにより、アポイント獲得率が劇的に増えた営業担当者を多く見てきました。この小さな違いが、必ずアポイント率向上につながります。

是非、ご自身のマインドを見直してみてくださいね。

メールでアポイントを取るコツ

次に、メールでアポイントを取るコツを2つ厳選してご紹介します。

1. 件名は端的に、思わず開きたくなるワードを用いる

メールでのアポイントにおいて「件名」は非常に重要です。「そのメールを開くかどうか」は、件名が鍵を握っているといっても過言ではありません。アピールしたいポイントが分かるように【】で区切るなど、工夫して見やすさを心がけます。

日に数百件とメールを受け取っている企業担当者も多くいらっしゃいます。その中から目に留めてもらうためには？という観点で件名を練ると良いでしょう。

2. メール本文も分かりやすく

数あるメールの中から、あなたのメールが開封されたとなれば、あとは本文が物を言います。

これは基本中の基本ですが、なるべく端的に分かりすい文章を心掛けましょう。そして、受け取った方にとって価値のある情報であることが重要です。

商談中にアポイントを取るコツ

最後に、商談中にアポイントを取るコツをご紹介していきます。対面商談でも、オンライン商談でも有効なアポイントの取り方です。次回のアポイントを取る際に立ちはだかる典型的な3つの壁をどう乗り越えるのかをお伝えします。

1. 次回の商談テーマが興味深いかどうか

まずは、当たり前ではありますが、次回の商談テーマが興味深いかどうかです。商談の中でお客様が、特に熱をもって話していたテーマや、知りたいと思われるテーマを提示することで興味を喚起しましょう。

どうしてもテーマが思い浮かばない場合は、他社の成功事例や失敗事例などもおすすめです。他社の事例は、どのお客様にとっても知りたい度合いが高いテーマの1つだからです。

2. なぜ自社でないといけないか

商談テーマに興味がわいたら、お客様は「なぜあなたの会社でないといけないのか。」と考えます。お客様にとってみたら、既存でお付き合いのあるところに聞いた方が信頼できると思うのは当然のことです。

お客様には、自社や自分と会う価値をしっかり伝えましょう。具体的には、「お客様と同業かつ同規模のお客様での成功事例は、他社ベンダー様と比べて多く揃っております。」といったトーク例が挙げられます。

3. すぐにこの場でアポイントメントを取る必要があるか

最後は、お客様が「すぐにアポイントメントを取らなくても良い」と思っている場合です。

「また時期が来たら打ち合わせしましょう。」とお客様が発言された時は、鵜呑みにせず「いつ頃になりそうか？」という点を確認したうえで、「それに先立って他社の成功事例をお手元にご用意したほうが、お仕事を進めやすいと思いますがいかがでしょうか。」といったように、この場ですぐにアポイントメントを取る必要があることを提示しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

営業におけるアポイント獲得のコツをご紹介していきました。アポイント獲得は才能ではありません。ポイントを押さえて習得すれば獲得可能な能力です。

まず大前提として、間違った思い込みを捨てること、これがとても大切です。この思い込みを変えた後に、それぞれのアプローチ手段に合わせてポイントを押さえ、実践していくことで確実にアポイント獲得率が向上していくことでしょう。

皆さまの営業の明日の成果に繋がれば幸いです。